Inventário bem-feito redução de custos

Reduzir quebras, ajustar as compras, evitar excesso de estoque, diminuir trocas. Esses são alguns benefícios que o inventário (balanço de mercadorias) pode trazer ao negócio. Ao contar os itens nas gôndolas e no estoque, é fácil verificar se a quantidade apurada corresponde ao volume registrado no sistema de informática. Se o número for diferente, é possível identificar os problemas e solucioná-los. Resultado: cresce a eficiência operacional e, assim, a lucratividade. O inventário, é bom lembrar, também envolve o levantamento físico e financeiro de todo o patrimônio da empresa – instalações, equipamentos, acessórios, móveis, etc.
Realizado normalmente na ocasião do balanço contábil, o processo é visto por alguns supermercadistas como mera obrigação, algo que dá trabalho e pouco retorno. E não é nada disso. “O inventário estanca a perda de dinheiro”, explica Gilberto Galdino, consultor da Help G System, empresa de soluções de informática que atende o varejo.

Vantagens do processo

Estoques menores, melhorias na operação.

Há oportunidades de melhoria em todo o processo. Elas surgem no período de arrumação, quando as lojas, os depósitos e as câmaras refrigeradas são organizados para facilitar a contagem. É nessa fase que se encontram produtos expostos em gôndolas erradas ou caixas de mercadorias dadas como perdidas no estoque. E é nela que se pode organizar melhor os produtos, treinar repositores e criar controles.

Já a contagem de cada item permite calibrar as negociações comerciais.

Se um item está estocado em excesso (capital de giro empatado), a loja possivelmente adiará um novo pedido e comprará menos do que o habitual. Se a mercadoria está em falta ou com nível de estoque abaixo do razoável, o comprador elevará a compra, para reduzir a ruptura.
Localizada na capital paulista, a loja independente Madrid implanta melhorias e colhe resultados a cada balanço. Na última contagem, os produtos em estoque eram suficientes para 22 dias de vendas. Na anterior, estendia-se por 28. Com a redução no tempo de estocagem, sobraram recursos no caixa.
“O nível atual é muito bom, considerando-se o porte da empresa –1.200 m2 e média de 14 mil itens ativos”, afirma Mercedes Mosquera, uma das sócias da loja.
A empresa diminuiu também as perdas, o que resultou em queda de 1% nas despesas. Até a próxima contagem, que será no ano que vem, os custos devem cair mais 1%. “Com a economia, estamos realizando uma ampla reforma da loja”, comemora Mercedes. Para Galdino, que presta serviços ao Madrid, trata-se de um ganho importante, já que o lucro do setor é pequeno – 1,7% segundo o Relatório Anual de SM.
Outro resultado importante: há dez anos, o balanço no Madrid registrava uma média de 400 itens perdidos.
No último levantamento, foram encontrados apenas 70.

Para R$ 1 milhão em estoque

Desembolso de R$ 4 mil.

O varejo costuma adotar de um a dois inventários por ano. Apenas os supermercados que não contam com um bom controle de estoque fazem balanços mensais. O custo é significativo, mas Galdino lembra que não se trata de despesa e sim de investimento. Segundo ele, para cada R$ 1 milhão em estoque é preciso desembolsar R$ 4 mil, gastos principalmente com equipamentos (scanner com leitores de código de barras) e funcionários. Detalhe: a cada mil metros quadrados de área de vendas ou depósito é necessária uma equipe de 30 a 40 profissionais.
Embora envolva um grande número de itens, a contagem em si não é a tarefa mais complicada. Os varejistas concordam que o mais difícil é preparar a área de vendas e a de estoques para o balanço.

Arrumação da casa

Tudo começa 30 dias antes do inventário

Organizar a loja corretamente exige planejamento. Nessa fase, são estabelecidas as tarefas de cada seção e os prazos de conclusão, informações transmitidas aos funcionários em reuniões. Também é o momento de definir metas e premiações. O Madrid oferece R$ 500, para ser dividido entre as pessoas de cada equipe que atingir as metas. “Isso cria um clima de entusiasmo, em um momento desgastante”, acredita Mercedes.
O passo seguinte é a arrumação da loja, processo que começa 20 a 30 dias antes da contagem dos produtos.
Essa etapa inclui, por exemplo, a organização dos depósitos e das câmaras refrigeradas, das quais as mercadorias são retiradas para ser agrupadas por categoria e marca.
Nos estoques, as caixas fechadas são separadas das já abertas. E na área de vendas, inicia-se a procura de produtos expostos em locais errados. “É o que os varejistas chamam de mocó”, diz Galdino. Procura-se ainda evitar que um mesmo item seja exposto em módulos diferentes da gôndola, ou seja, na divisão entre um módulo e outro, pois isso dificulta a contagem.
Outra ação é identificar os produtos com data de validade próxima do vencimento. Isso permite colocá-los rapidamente nas prateleiras ou mesmo em ofertas.
Sete dias antes do balanço, vem a fase mais crítica, quando a exposição começa a ser “quebrada”. Nessa etapa, diminui-se radicalmente o número de produtos expostos. É proibido, por exemplo, o empilhamento de enlatados. Os produtos devem ser expostos um atrás do outro até o fundo da gôndola. Durante o período, é preciso redobrar a atenção como abastecimento, que deve acontecer mais vezes para evitar ruptura.
O departamento de compras também muda sua rotina. As negociações continuam, porém a entrega é feita aos poucos, conforme a necessidade, para não aumentar o volume de mercadorias no inventário.
Geralmente no dia do balanço não se aceitam entregas. Caso ocorram, são separadas e não entram no sistema até o término do processo.

Balanço

Como a contagem é feita na loja.

O balanço é feito com a loja fechada.
Uma equipe de profissionais (terceirizada e/ou do próprio supermercado) faz a contagem das unidades de cada item exposto. Se o processo for manual, a informação é anotada em uma planilha que, por sua vez, é entregue a um auditor. Esse profissional faz nova contagem, que deve corresponder à anterior. Caso haja diferença, há uma recontagem. E se ainda assim prevalecer a diferença, devem-se buscar as causas e soluções.
Quando o procedimento é automatizado, utiliza-se um coletor de dados, que escaneia o código de barras do produto da frente. Contam se todas as unidades desse SKU e digita-se o total no coletor.
Dependendo do nível de automação, do tamanho da loja e do número de itens, os dados do coletor precisam ser descarregados regularmente em arquivos de computadores.
Há, contudo, programas de informática, pelos quais os dados armazenados no coletor “caem” automaticamente num sistema integrado, acessível a uma ou mais máquinas.
Isso torna a operação mais rápida. Também, nos dois casos, ocorrem auditorias para verificar se os dados da primeira contagem são os mesmos.
Produtos de giro lento ou difíceis de ser contados, como itens de perfumaria, encartelados e caldos de carnes, são organizados para a contagem logo após o fechamento da loja para o balanço. Nessa hora, é feita uma pré-contagem dessas mercadorias.Depois, ocorre apenas uma auditoria para confrontar os números e checar se está tudo em ordem.

Depósito de loja

Cuidados com os estoques.

O balanço em um depósito exige preparação anterior. No depósito, as caixas devem estar com o lacre original do fabricante. Quando a caixa estiver aberta, recomenda-se sinalizar com uma etiqueta adesiva colorida. A idéia é mostrar que esses produtos precisam ser contados um a um e que, em caso de reposição, devem ser os primeiros a sair do estoque. No Madrid, optou-se pela cor vermelha. Se as caixas estiverem corretamente alojadas no pallet, é possível fazer uma pré-contagem. Nesse caso, sugere-se colar um cartaz na pilha, com o número de itens e a recomendação de não mexer nas mercadorias.
Quanto à organização, os produtos mais leves e de giro lento devem ser colocados nas prateleiras superiores, enquanto os de alta rotatividade, nas inferiores. A contagem é feita identificando-se a quantidade total de caixas fechadas e multiplicando se pelo número total de unidades de cada uma. As caixas só são abertas e os produtos contados individualmente quando o lacre original do fabricante está violado.

Contagem mensal

No açougue e no hortifrútis

Além desse grande balanço, é possível realizar pequenos levantamentos, com freqüência menor, em departamentos específicos. No Madrid, há microbalanços mensais no FLV (frutas, legumes e verduras) e semanais no açougue. “São áreas sensíveis a perdas, que ocorrem principalmente pelo manuseio, carregamento e exposição”, explica Mercedes. Segundo ela, o levantamento mensal melhorou as compras de hortifrútis e identificou erros na hora de manusear e embalar os produtos. Resultado: o percentual de perdas caiu de 12% para 8%, em dois anos.
O supermercado também costuma realizar balanços de produtos sazonais, antes e depois da data, para cálculo da demanda e identificação de problemas e oportunidades.
Assim, a loja se prepara melhor para o ano seguinte. Na Páscoa deste ano, a loja calculou bem a demanda, fez boas negociações e antecipou a presença dos ovos na loja. Com isso, vendeu 15% mais do que em 2007.

Terceirização

Prós e contras e falta de consenso.

Não há um consenso sobre se é melhor terceirizar o balanço ou fazer por conta própria. Há empresas que adotam as duas formas. Caso da loja Madrid, que trabalha com funcionários e empresa especializada há oito anos. Antes, quando a própria equipe cuidava sozinha de tudo, o esforço era muito grande, pois envolvia praticamente todos os profissionais numa atividade feita depois do expediente. Isso comprometia a qualidade das informações e gerava retrabalho. Hoje, a loja contrata uma empresa que envia um grupo de profissionais já equipados com coletores de dados. Cabe ao supermercado a parte de preparação da área de vendas e depósito. Galdino estima que o preço cobrado pelas consultorias fique em torno de R$ 16 mil para cada 2 mil m2 de área de vendas, além de despesas com alimentação e transporte dos funcionários.
Já a rede carioca Prezunic, 29 unidades, entende que o balanço deve ficar nas mãos da equipe interna.
“Esse é um processo estratégico de mais para delegar a terceiros”, afirma Anderson Nunes Chaves, gerente de tecnologia da informação da cadeia.
Segundo ele, os funcionários da rede entendem melhor o negócio e estão mais envolvidos com o processo.

Tipos de inventário

Anual ou bimestral, quando se faz o balanço de todas as mercadorias
Mensal ou semanal, em setores de grandes perdas, como hortifrútis e açougue
Sazonal, para cálculo de demanda no ano seguinte

Prezunic

Vantagens de automatizar o balanço

No início do ano passado, o Prezunic viu que era hora de automatizar o balanço de mercadorias. Até então o processo era manual, desde a contagem até a anotação das quantidades e digitação no sistema de informática da rede. E era feito simultaneamente em todas as lojas, durando cerca de 12 horas – começava por volta das 20 horas, depois do fechamento, e invadia a madrugada. Em uma das filiais foi feito um projeto-piloto utilizando coletores de dados que lêem os códigos de barras e possuem um programa que transmite automaticamente as informações os computadores da rede. Quando isso acontece, um profissional responsável pela recontagem – o auditor – vai até o local onde fica aquele produto e repete o procedimento.
Imediatamente o sistema informa se há diferença em relação ao primeiro levantamento. Em novembro de 2007, o processo automatizado foi estendido às 27 lojas que a rede possuía. Hoje, são 29.
Depois da informatização, o tempo de balanço diminuiu em 45%. O total de funcionários envolvidos, que chegava a 95% em cada unidade, caiu para 40%.
Soma-se a isso o fato de que os papéis foram praticamente eliminados do processo. “Uma coisa é trabalhar manualmente quando se tem 3 lojas. Outra, bem diferente, é quando a rede cresce para quase 30. O volume é muito grande”, afirma Chaves, gerente de TI. Segundo o executivo, foram adquiridos 25 coletores de dados para cada filial. Além do balanço, esses equipamentos são usados para tarefas como recebimento de mercadorias e conferência de preços da gôndola em relação aos do sistema.
Segundo Wagner Bernardes, diretor de marketing e vendas da Seal, fornecedora de coletores, o modelo do equipamento depende da complexidade do processo, de quem vai operar e onde será usado.
Os preços variam de US$ 1,7 mil a US$ 3,9 mil (coletor e aplicativo). O executivo afirma que o investimento se paga em seis a onze meses.

SuperMercado Moderno
Por Alessandra Morita
01/11/2009


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