Prevenção de perdas: eu preciso de inventário terceirizado?

Quinta, 04 de Fevereiro de 2010 
Quando falamos de prevenção, a palavra nos remete, talvez, ao termo ‘cautela’. Podemos entender que tal cautela pode ser tanto no âmbito pessoal quanto profissional. Vamos abordar aqui especialmente o aspecto corporativo, onde a cada dia, a competição acirrada nos faz buscar alternativas para prevenir erros, elaborar melhores estratégias e alcançar resultados. Posso garantir que ainda não há nada milagroso que possa, com pouco esforço e em pouco tempo, gerar grandes benefícios. No entanto, podemos voltar ao cerne da questão: prevenção das perdas. Assim, chegaremos às razões pelas quais você perceberá que precisa – e muito – de um inventário terceirizado.

Pensando em modo geral, falamos em margens cada vez mais limitantes nos negócios que deixam pouca massa de manobra para qualquer executivo – e toda equipe – ter a oportunidade de erros, de quaisquer proporções. Especialmente no varejo. Pensando em alternativas para ir além das margens e ainda sim, apresentar melhoria de resultados, iniciou-se em meados de 90 a política de Prevenção de Perdas no Brasil, advinda da experiência nos EUA com resultados de excelência em suas práticas no varejo americano. Deste então, grandes varejistas brasileiros têm investido no setor para minimizar suas perdas operacionais, rever processos, treinar e reciclar equipe, elaborar meios de prevenir furtos internos e externos, aperfeiçoar técnicas de segurança e demais atividades que envolvam toda cautela com os produtos estocados.

Atualmente, falamos de prevenção de perdas em diversos segmentos, não se limitando somente ao mercado alimentício, como em princípio, mas sim, em farmácias, atacados, mercearias, supermercados de todo tamanho, hortifruti, lojas de departamento, materiais de construção, operadores logísticos, papelarias e muitos outros. Onde há estoque, há necessidade de monitoramento, controle e melhorias constantes.

De acordo com a 9º pesquisa de Avaliação de Perdas no Varejo do GPP/ PROVAR (Grupo de Prevenção de Perdas), 2,05% do faturamento líquido das empresas em 2008 foram perdidos em razões desconhecidas. Muitas delas são operacionais, dependem de treinamento ou que previnam erros rotineiros.

Ou seja, num exemplo, estamos falando da situação em que uma loja, com faturamento líquido de R$ 80.000,00 em período X, perde, sem saber, aproximadamente R$ 1.640,00 em erros de processos internos durante tal período. Isso nos leva a tomada rápida de uma decisão: buscar ferramentas para PREVENIR essas ocorrências e monitorá-las radical e diretamente. O acumulado em 1 ano reflete em perdas de quase R$ 20.000,00 no lucro líquido. Traduzindo: você está perdendo dinheiro!

Para que este controle possa ser realizado, sugiro que o responsável por esta tarefa primeiramente estude e consulte – além do sistema da loja – a estimativa de peças que se tem no negócio. É importante que se identifique os possíveis meios por onde se escoem os lucros. Mesmo assim, ainda falta uma importante ferramenta para diagnosticar as causas. Para maior precisão, vamos uma etapa fundamental: contagem do estoque. Esta contagem pode ser entendida pelo termo ‘inventário’.

O inventário passou a ser uma ferramenta para análise de diversas áreas na empresa, além de prevenção de perdas, como compras, operações, logística, financeiro, contabilidade entre outras mais.

Muitos varejistas me dizem: ‘eu vivia sem o inventário – balanço, no dito popular – até ontem, por que preciso realizá-lo agora?’ E eu explico: somente com a contagem apurada do estoque, é possível saber quanto realmente se tem; quanto só está no sistema e fisicamente já não mais existe; erros de processo, cadastramento, de fornecimento, ajustes indevidos, enfim, gerar ações preventivas para evitar o escoamento da receita. A partir daí, é possível gerar diversas ações, elaborando normas internas, políticas, acompanhamento destes indicadores e aprimorando conhecimentos do negócio.

Para uma empresa começar a se preparar para realizar um inventário, sugiro alguns passos internamente antes contratação do serviço:

- Arrumação: Arrumar o local (loja, depósito, CD) não somente para o inventário, mas também para melhorar o desempenho no dia-dia. Uma boa arrumação por códigos nas gancheiras, por exemplo, ajuda tanto clientes durante a compra quanto repositores, evitando o erro de colocar um produto no local inadequado. Produtos arrumados por pallets no depósito ajudam o rápido abastecimento da gôndola, sem deixar ‘buracos’ perceptíveis. Invista tempo e treinamento na arrumação tanto para o dia-dia e especialmente para o inventário. Certamente, um local com estocagem organizada e arrumada, refletirá em seu resultado de contagem.

- Estimativa de peças: Busque dados, investigue as quantidades no sistema, questione operações, gerente, compras. É importante que se tenha um número norteador para iniciar um projeto de inventário e melhorar os indicadores a partir de então.

- Confira codificações: Todos os produtos estão codificados? Todos com códigos de barras? Se não, os códigos internos são visíveis, de fácil acesso e estão corretamente inseridos no sistema? Analise com antecedência se tudo que é comercializado/ movimentado tem seu código atrelado. Caso você tenha dificuldades em codificar produtos, endereçá-los, transformá-los em códigos de barras, saiba que existem empresas que promovem soluções para isso.

- Dedique toda concentração para exercer este trabalho: Sugiro que haja programação para realizar o inventário numa noite, por exemplo, assim, você não perderá vendas e poderá dedicar concentração e acompanhamento a esta atividade. Procure realizar inventário após ter feito devoluções e cortes, assim, o volume para contagem será menor e o processo ocorrerá com maior agilidade e transparência.

- Cadastro de produtos: Para realização de um inventário terceirizado, é importante saber que trabalha-se com o cadastro de produtos do cliente. Esta base de informações será confrontada a cada ‘bip’ de produto, garantindo assim que tudo o que for visualizado, será coletado eletronicamente com agilidade e segurança, sem inversão de códigos, digitação de produtos que não estão fisicamente. Depois de finalizadas estas etapas, você já tem toda condição para contratar um inventário imparcial, rápido e seguro para prevenir suas perdas.

Terceirizar esta atividade proporcionará segurança com total isenção de resultados num processo tão criterioso e essencial. O projeto de inventário terceirizado pode ser desenvolvido a todo tipo de cliente, necessidade, tamanho e estrutura.

Tatiane Silva é Gerente Comercial de Novos Negócios Wis/ Boucinhas & Campos Inventários - tatiane_silva@wisbbc.com.br